仕事を楽にするための工夫の話

こんにちは、会社員のPIROSHKIです。

今回は小難しい話ではなくて、仕事が楽になるための工夫について書いていこうと思います。

そもそも仕事が楽になった、っていうのはどういう状態なんでしょうか。私がいつもご紹介している機能や私自身に相談してもらいたいというのは、就業中だけど暇な時間を作ることが楽になるということだと思っています。

就業中に暇な時間を作る？そんなのダメに決まっている、そんな思いが皆さんにはあったりするのでしょうか？

最近は色んな市議会の議事中居眠りなどが問題になってますが、あれは目の前に動いている仕事があるのにさぼっているからダメなのであって、仕事を早く終わらせて余った時間は暇として使っていいと思うのです。

じゃぁその時間に何するの？っていうと、仕事のパフォーマンスが上がることをすればいいのです。例えば、

　・小睡眠　※集中力があがります

　・学習　　※さらに仕事を楽にできるものを探すことも含みます

　・散歩　　※想像力や柔軟性を保てます

　・音楽を聴く　※リラックスできます

などなど、自分のパフォーマンスを保つ、向上させるためにできることはたくさんあるんです。１日中目の前の仕事に付きっきり、というのは一見真面目で仕事熱心に見えるかもしれません。

でも実際はそのほとんどが集中していない状態(していると思っている)だったりします。ぼーっと何かを考えるでもいいし、とにかく暇な時間を作るというのは会社にとっても個人にとってもいいことなのです。

これを認めさせるには、いかに仕事を楽にする方法を実施しているか、を知らしめる必要があります。ただそれには今の仕事が片付いたあとに勉強して、残業しなければいけなくなるかもしれません。

それは非常に苦しいですよね。ですから、そういったことを実現したい方は是非私に相談ください。幸いまだまだ暇な状態が続いておりますので、無料で相談、お手伝いまで致します。

私生活も充実しますので、仕事を楽にするための工夫に取り組みませんか？

今回はここまでにします。お疲れ様でした。

ExcelのPowerQueryでVlookUp関数！？

こんにちは、会社員のPIROSHKIです。

前回に引き続きPowerQueryのお話なんですが、VBAやマクロといったものよりも数段簡単といわれているのに中々どうして使っている人が少ない気がするんですよね。

私が働いてる会社でもこの存在を知っている人はほとんどいません。なんならVBAを書ける人がいても、実際には業務に活かしていない、そんなケースが多いです。

記念すべき第1回かどこかで書いたのですが、やはりこれは「現在の業務」が「効率化された業務」にイメージの大きな溝があるのかなと。

例えば、今日紹介するVlookUp関数に該当する機能であれば、イメージしやすいかもしれませんが、今後紹介していくリレーション管理によるデータ収集なんかは、

どっちもを知っていても、紐付け(関連付け)が非常に難しいのかなと思ったりします。

なので、できるだけ色々な例を紹介して、最後は私に相談してもらい、皆さんのライフワークを豊かなものにしてほしいなと考えています。

さて本題ですが、VlookUp関数って難しいですよね。私が新入社員のころは週１回の集計作業の際に必ず使っていたんですが、これがどうも覚えられない。。。今では当たり

前のように使えますが、PowerQueryを覚えてからほとんど使わなくなりました。

ということでPowerQueryでVlookUp関数を使用する方法のご紹介です。

手順1　２つのデータを用意する

まずはVlookUp関数で抽出したいデータをご用意ください。

いい例ではないのですが、、、今回は名前と住所、名前と電話番号、のデータを用意しました。名前から住所を引っ張て来ようと思います。

手順2　ブランクのExcelを開いてデータを取得

PowerQueryの最初は毎回ここからです。先ほどの二つをそれぞれ取得します。

今回は編集する必要はないので閉じて読み込みます。

読み込みが完了すると、右側にクエリとして２つ表示されていれば大丈夫です。

手順3　クエリのマージ(合体)

電話番号リストに住所を追加したいので、電話番号リストを右クリックして編集を押します。さっきの画面ですね

ファイルタブのクエリのマージをクリックしてください。

次に、「住所リスト」を選択すると、以下となります。

そのあと、それぞれの「名前」をクリックしてください。

一番したに「選択範囲では、最初のテーブルと４行中４行が一致しています」となればOKです！

編集画面に住所リストの列が追加されるので、両方に向いている矢印をクリックして、住所を選択してOK！

はい、住所が入りました。これでロジックの登録も完了したわけなので、元のデータが変更されても自動的に紐付け(住所追加)されることになります。

どうですか？VlookUp関数は覚える必要ないんです。さらにすごいことにVlookUp関数ではエラーになる場合も、PowerQueryなら回避できる方法もあるんですよ。

今回は長くなったのでこの辺にしますが、皆さんはいつでも私に相談、依頼してください。

それではお疲れ様でした。また次回宜しくお願い致します。

ExcelにはPowerQueryって便利な機能があるんです

こんにちは、会社員のPIROSHKIです。

先日会社の同僚から「こんな低レベルなことを聞いたら申し訳ないんだけど」と前置きされて「組んでくれたピボットテーブルに"月"を追加する方法を教えて」と。

いいんです、低レベルなんてものはないんですから、気軽に聞いてほしいんです。皆さんも是非ご気軽に問い合わせください。

今回はExcelの機能の一つである「PowerQuery」の紹介をしたいと思います。皆さんの集計業務や突合せ業務、Excelでの業務効率化に関して個人的には一番効果を発揮するも

のと思っている機能です。

名前からするとトッツキニクイ印象がありますが、VBAやマクロに比べるとはるかに扱いやすく、処理のスピードも早いのが特徴です。

扱いやすいといってもそれなりに勉強は必要なので、皆さんは興味があったらすべて私に相談してもらえれば大丈夫です。実務の何かに役立てそうというイメージだけ持っていただけたらOKです。

ということで、今回はPowerQueryの特徴を紹介する回にします。

※PowerQueryはOfficeのバージョンによって使用可否が変わりますのでご注意ください。

特徴①　ロジック登録ができる

いきなりロジックだなんて。。。酷く難しい表現をしてしまいました。でも安心してください。ここでいうロジックは、「行・列の追加・削除」「文字列の変換」「関数」など、Excelで普段操作している内容のことです。では例を紹介します。

手順1　エクセルの読み込み

「データタブ　→　データの取得　→　ファイルから　→　Excelブックから」

という流れで選択し、ロジック登録をしたいExcelを読み込みます。

今回読み込むのは、某クラウドサービスからダウンロードした損益計算書のフォーマットです。

毎月こういった資料をダウンロードして加工することがあった場合を想定します。

上記の表でいうと、だいたい1行目～６行目っていらないですよね。でも毎回削除しないといけないのはめんどくさい、ということで、この削除というロジックを登録していきます。

手順２

読み込んだ状態が以下となります。これが編集画面です。

この画面の一番右下に「適用したステップ」というのがありますね。

ここに「削除」のロジックを登録します。

手順3

ファイルタブ　→　行の削除　→　上位の行の削除　→　削除したい行数を入力

OKを押すと、以下となります。

行が削除されていますね。さきほどの適用したステップの中に「削除された最初の行」とありますが、これが１行目から６行目を削除するよ、というロジック登録です。

今後はファイルを更新するだけで必ず１～６行目の行が削除されるようになります。

ロジック登録といっても、普段の削除・追加などのボタンを押すだけ、ということをご理解いただけでしょうか。こんな便利な機能が盛りだくさんなのがPowerQueryです。

皆さんは、こんなことはできないか？というイメージをもっていただき、私にご相談ください。まだまだ無料なので是非！

では本日もお疲れ様でした。

業務効率化系知識あるある

こんにちは、会社員のPIROSHKIです。

今回は研修や知識を学ぶ機会についてのお話です。

私が働いている会社では、色々な研修があります。例えばExcel研修やVBA研修、DX研修など、本来業務に役立つと想定されたものです。

だいたいこういう研修は任意だったりするのですが、受講者が増えないことってよくありますよね。

または意識を高めて受講しようという方もいらっしゃるとは思いますが、なんだか身についてないような感じがしたりすることもありますね。

それは何故なのかというと、「今の業務のどの部分に活用できるのか？」がイメージできないからです。

例えば、ここでも便利機能や効率化の具体的な話をしていますが、例ってだいたい自分の業務と違う内容であることのほうが多いので、

いざやってみようとすると全くできない、なんてことが殆どだと思います。なので勉強していてもなかなか実践にたどり着かずに諦めてしまう、そんなことがよく起きているのかなと。

私はそういった方も含めてお役に立つ方法がないかと考えて、第1回でお話したように、皆さんの業務内容そのものに対してアプローチを検討、提案、実施(代行)していきたいと思っております。

知識の習得も、今の業務に対して必要な知識、フォーマットなどが手元にあるだけで効率化、IT化、DX化への近道になると信じています。

また次回からは実例を挙げて紹介しようと思いますが、是非自分の業務ではどういった対応ができるのか、相談してもらえたらうれしいです。

Excelの便利機能を活用して業務を効率化しよう！

こんにちは、会社員のPIROSHKIです。

今回はExcelの便利機能で業務効率化しよう！の回です。

ショートカットキーとかは覚えるのが大変なのでなかなか慣れずに諦める人も多いですよね。（私もその一人です）

なので、今からすぐに使える機能を２つご紹介します。今後も不定期で便利機能を紹介していこうと思います。

ピボットテーブル　ラベルの繰り返し表示

ラベルの繰り返し表示って何？って方、ご安心ください。言葉はどうでもいいです。

まずは下の図を見てください。

売先別に売上金額をまとめた表をピボットテーブルで纏めてみると、売先が同じの場合は下に続く行が空白で表示されます。本当はすべて売先の名前が入ってほしいのに・・・ということがありますよね？これを解決していきます。

手順①　「売先」セルにカーソルを合わせる

手順②　右クリックをして、「フィールドの設定」を選択

手順③　下記図の「レイアウトと印刷」を選択

手順④　「アイテムのラベルを繰り返す」にチェックを入れて「OK」

すると、以下となります。

今回はこれだけです。お疲れ様でした。次回は相談をいただいた案件をご紹介します。

ピボットテーブルの総計が合わない件について

こんにちは、会社員のPIROSHKIです。

今回はちょっとしたトラブル解決についてご紹介します。

ピボットテーブルの総計が合わない

ピボットテーブルで総計が合わなくてイライラする、という経験の方はたくさんいらっしゃると思います。今日は先日相談をもらって解決した事例をご紹介します。

今回の事例はDAXというピボットテーブルの項目で計算式を作成する計算言語を使用した際におきる問題についてです。

以下の例を見てください。

金額列の総計を見てください。明らかに各行の合計値とかけ離れていますよね？

これは計算式を単純に「数量×単価」にしているせいです。理由は・・・やめておきましょう。この計算結果を再度活用することで解決できます。

DAXで合計金額を出す際はSUMX関数を使う

結論を言います。SUMX関数を使いましょう。

数式は　=SUMX（テーブル名,テーブル内の合計したい項目）です。

この場合でいうと、SUMX(テーブル名,金額)です。※金額：数量×単価としたものです。

正しくなっていますね。調べてもうまく出てこないケースがあるので是非参考にしてみてください。

短いですが今回はここまで。次回もお楽しみ！

Excelの作業を効率化しよう

こんにちは。会社員のPIROSHKIです。

前回の投稿に続き、今回は作業を効率化する方法をご紹介します。

少しでも参考になれば幸いです。ご自身で行動するのが難しいと感じる方はいつでもお声掛けください。私が代行致します。

最初にお伝えするのは、Excel作業におけるよくある間違った運用方法です。

ポイントその①　インプットとアウトプットを一緒にする

まずは以下の例をご確認ください。

こちらは、複数店舗の毎日の活動実績を入力するシートです。すでに表になっており、そこに入力していく、という形式になっています。

一見何が問題なのかわからない、という方もいらっしゃると思いますので一緒に考えていきましょう。

私は「実績」というのはただ記録すればいいというものではなく、実績から原因分析・次のアクション決定、に繋げられて初めて意味がでるものと考えています。

では、この表で分析するとしたらどうしたらいいでしょうか？例えば、

• 店舗別に項目の実績を比較したい
• 年/月/週ごとの店舗別実績を比較したい

とした場合、皆さんはどうしますか？多くの方がここから必要なデータを"転記"しているのではないでしょうか？これがインプットとアウトプットが一緒になっている問題点です。次項からインプットとアウトプットを分けて作成する方法を説明します。

インプットの作成方法

インプットとアウトプットを分けるため、まずはインプットのみ作成します。こちらは見た目を重視する必要はない（それはアウトプットの役割）ことを覚えておいてください。では例を以下をご確認ください。

どのように変化したかというと、「列と行を入れ替えた」だけです。単純ですがこれがのちに効果的に発揮します。毎日、各項目ごとに入力する、ということに変化はありません。Excelの基本は「縦に長く」です。

インプットはすべてこちらを基本形として記録するようにしましょう。次はアウトプットです。

アウトプットの作成方法

インプットが無事作成完了しましたので、次にアウトプットです。アプトプットの方法は複数ありますが、今回は「ピボットテーブル」とします。

作成手順その①　挿入→ピボットテーブル

作成手順その②　範囲から選択する

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あとは、右側に表示されているフィールドから必要な項目を選択するだけです！

今回はここまで。次回以降は細かくパターンに分けて紹介します。

お疲れさまでした。